Ridurre l’uso della carta, velocizzare i processi interni, migliorare il controllo e la tracciabilità delle attività e accrescere il coinvolgimento dei dipendenti: con queste finalità Sangalli S.p.A ha adottato nella propria prassi lavorativa la piattaforma digitale Jotform.
Il tool consente di creare moduli digitali avanzati, accessibili da qualsiasi dispositivo, attraverso cui raccogliere dati in modo strutturato e in tempo reale, rendendo al contempo più agili attività che in precedenza richiedevano supporti cartacei, scambi di email o altre procedure manuali.
Sangalli S.p.A. utilizza Jotform per generare e diffondere questionari di varia natura (es. questionari di verifica della comprensione della formazione erogata), impegni formali (es. impegno anticorruzione), dichiarazioni e conferme dei dipendenti e moduli per la registrazione di controlli operativi, come la verifica di funi e catene da parte dei capi squadra, garantendo uniformità nella raccolta delle informazioni e maggiore affidabilità dei dati.
“Grazie a Jotform – spiega Alice Scuri, Specialista SGI e Sostenibilità in Sangalli S.p.A. – abbiamo reso molto più efficiente la gestione della formazione, mantenendo le verifiche di apprendimento già previste ma semplificandone profondamente le modalità operative. In passato, infatti, la raccolta delle evidenze avveniva in modo prevalentemente cartaceo e richiedeva una gestione puntuale, persona per persona; oggi, invece, possiamo somministrare quiz strutturati, raccogliere automaticamente le risposte e analizzare i risultati in modo molto più semplice e veloce, monitorando in modo immediato il livello di comprensione dei contenuti formativi. Allo stesso tempo, la piattaforma ci consente di acquisire dichiarazioni e impegni formali con firma elettronica e di gestire in modo uniforme anche alcuni controlli effettuati dal personale operativo, migliorando la tracciabilità e l’affidabilità dei dati raccolti”.
Uno degli elementi distintivi della piattaforma è la possibilità di configurare logiche condizionali, che accompagnano l’utente nella compilazione di questionari e moduli in base alle risposte fornite. Il dipendente riceve un link sul proprio dispositivo e compila il modulo in pochi passaggi, con la possibilità di inserire firme elettroniche, allegare documenti e registrare le informazioni direttamente sul campo. I dati vengono automaticamente archiviati, organizzati e resi disponibili in tempo reale, consentendo un monitoraggio immediato e la generazione di report utili ai fini gestionali e di controllo. Questo approccio riduce errori, tempi di gestione e passaggi intermedi, migliorando al contempo la tracciabilità delle attività.
“Jotform non è solo uno strumento per creare moduli, ma una vera piattaforma di raccolta e gestione dei dati operativi. Permette di strutturare i processi attraverso logiche condizionali, raccogliere informazioni in modo organizzato e renderle immediatamente disponibili tramite report consultabili in tempo reale, garantendo al contempo piena accessibilità, tanto da essere utilizzabile ovunque, anche in cantiere. La sua adozione rappresenta un ulteriore passo avanti per la gestione intelligente della nostra azienda, per la semplificazione delle procedure e per la riduzione dell’impatto sull’ambiente, contribuendo concretamente al taglio dell’uso di carta”, conclude Raffaella Donghi, CFO di Sangalli spa.
